Association News - Krytyczne spojrzenie na proces przetargowy (RFP) stowarzyszeń.

W dzisiejszych czasach zaobserwować można ciągłą zmianę. Tak też jest w branży eventów biznesowych. Pojawiły się inne wymagania co do ich organizacji niż tylko logistyka  i dostępność.  Platforma łącząca organizatorów konferencji z miastami, krajami i obiektami — Conferli.com postanowiła zbadać to zjawisko i uzyskać rzetelne informacje potrzebne do jasnego zrozumienia procesu przetargowego, dotyczącego wyboru destynacji na konferencje organizowane przez stowarzyszenia. 

Raport wydany przez Conferli.com w lipcu tego roku opiera się na wynikach przeprowadzonej ankiety, dyskusji z międzynarodowymi stowarzyszeniami i dwóch sesjach okrągłego stołu UIA.  Raport jest do pobrania bezpłatnie z ich strony.

Ankieta została wysłana do bazy danych stowarzyszeń Conferli, Boardroom, UIA (Union of International Assocations) i ESAE (European Society of Association Executives). Czterdzieści dziewięć stowarzyszeń odpowiedziało na pytania w niej zawarte. Oprócz badania, w dniu 12 kwietnia 2022r. odbyło się spotkanie Zoom, gdzie przeprowadzono dyskusję na temat procesów przetargowych z 10 międzynarodowymi stowarzyszeniami. Ponadto, Conferli zorganizowało 2 sesje okrągłego stołu w UIA w Brukseli 20 maja 2022 r., w których udział wzięło około 35 stowarzyszeń. Badanie rynku jest kombinacją tych trzech źródeł.

W raporcie wymieniono różne określenia dotyczące procesu przetargowego stowarzyszeń i jak wygląda sama procedura stosowana przez rozmaite organizacje, gdyż nie ma jednej nomenklatury obowiązującej na świecie, a także procesy decyzyjne dotyczące wyboru miejsca na kongresy różnią się.

55% respondentów twierdzi, że proces podejmowania decyzji o wyborze miejsca na kongres zmienił się w pandemii. 

Czynniki, które uległy zmianie to:

• możliwości technologiczne i ich cena są teraz brane pod uwagę
• elastyczność dotycząca kontraktu jest koniecznością
• zdrowie i przepisy dotyczące bezpieczeństwa odgrywają bardzo ważną rolę
• wdrożona ocena ryzyka
• zwiększone znaczenie partnerstwa i silne zaangażowanie destynacji kandydującej.

Z ankiet wynika, że obecnie najważniejsze kryteria dotyczące wyboru destynacji to:

• odległość do międzynarodowego lotniska
• koszt dla organizowanie imprezy
• koszt dla delegata
• szeroki wybór hoteli
• dostępny lokalny członek.

Zrównoważony rozwój, dziedzictwo/pozytywny wpływ eventów czy DEI (Diversity, Equality, Inclusion) są teraz brane pod uwagę, ale nadal nie mają tak dużego znaczenia jak dostępność i koszty. W 35% przypadków zrównoważony rozwój odgrywa rolę podczas przetargu, ale nie jest to decydujący czynnik, natomiast legacy (dziedzictwo) ma niewielkie znaczenie w podejmowaniu decyzji. 

Autor: Anna Górska, Doradca Zarządu Symposium Cracoviense, Członek Zarządu ICCA International Congress and Convention Association