Sala konferencyjna to miejsce, które musi być urządzone ze smakiem, ale również zgodnie ze stale pojawiającymi się nowinkami stylistycznymi i technologicznymi. Jest jednym z najbardziej reprezentatywnych miejsc, ponieważ to właśnie tutaj przyjmuje się klientów, kontrahentów, oraz uczestników szkoleń, spotkań i ważnych narad biznesowych. Stąd też, rozważając wynajem sali konferencyjnej, niezwykle ważny jest wybór takiej przestrzeni, która zadowoli Gości pod względem odpowiedniego sprzętu i wyposażenia. Nowoczesne sale konferencyjne to podstawa dobrze zorganizowanego eventu — gwarantuje to płynność spotkania i dobre wrażenia uczestników. Dzisiaj pokażemy Wam, w co koniecznie wyposażone powinny być dobrze zaaranżowane przestrzenie konferencyjne i co oznacza nowoczesne wyposażenie sal konferencyjnych.
Zacznijmy od podstaw!
W salach konferencyjnych spędzać można naprawdę wiele czasu. Często konferencje i emocjonujące spotkania biznesowe potrafią trwać przez długie godziny. W takich momentach ważna jest wygodna i komfort uczestników wydarzenia, a co zapewni je lepiej niż odpowiednio dobrane meble? Najważniejszym elementem każdej sali, który najczęściej znajduje się w jej centrum, jest stół konferencyjny. To przy nim odbywają się najistotniejsze rozmowy i podpisywane są rozmaite dokumenty, dlatego powinien być odpowiednio dobrany. Warto by stół do sali konferencyjnej był stworzony z materiału odpornego an ścieranie, a co ważniejsze — by posiadał wbudowane porty multimedialne. To świetne rozwiązanie, by zachować estetyczną czystość w całym pomieszczeniu — dzięki temu żaden z Gości nie potknie się o kable ładowarek rozrzucone po całej podłodze. Oprócz stołu do sali konferencyjnej elementem, na który warto zwrócić uwagę, rozważając wynajem sali konferencyjnej, są krzesła i fotele. Jeżeli siedziska pochodzą z dawnych czasów i nie grzeszą miękkością, może to źle wpłynąć na przebieg całego wydarzenia. Goście nie będą potrafili skupić się na prowadzonych rozmowach, czując dyskomfort. Muszą być one w przemyślany sposób dopasowane nie tylko do wystroju, ale przede wszystkim do potrzeb użytkowników. Najlepiej by były to wyprofilowane krzesła o ergonomicznej konstrukcji. Co ważne, krzesło konferencyjne powinno być osadzone na stabilnym, metalowym stelażu. Jednak wyposażenie to nie tylko meble. To również drzwi, ściany oraz podłogi, które powinny być dobrane do siebie w taki sposób, aby tworzyć spójną całość. Im lepsze i nowocześniejsze wyposażenie, tym lepszy komfort pracy oraz większe zadowolenie pracowników i klientów.
Technologiczne nowinki
O płynność i powodzenie konferencji dba techniczne wyposażenie sal konferencyjnych. W sali konferencyjnej powinien znajdować się nowoczesny sprzęt, który umożliwi pokazanie prezentacji, filmów, czy innych projektów multimedialnych wszystkim uczestnikom spotkania. Podstawą wyposażenia jest oczywiście projektor. Projektor biznesowy musi być znacznie wyższej klasy niż ten domowy czy przeznaczony do użytku szkolnego. Ważna jest odpowiednia lampa, która umożliwi wyświetlanie slajdów nawet w złych warunkach świetlnych przez długi czas oraz dobre parametry jasności, oraz kontrastu. Dodatkową ważną sprawą przy wyborze projektora jest jego rozdzielczość. Najbardziej odpowiednią dla wyposażenia sali konferencyjnej jest rozdzielczość FULL HD, która pozwoli rzucić duży obraz idealnie sprawdzający się nawet w dużych przestrzeniach biznesowych. Jak najlepiej umiejscowić projektor? Najbardziej wygodnym rozwiązaniem jest podwieszenie go pod sufitem i dodatkowe bezprzewodowe połączenie go z komputerem. Co więcej, warto zwrócić uwagę na dodatki takie jak pilot, wskaźnik laserowy, rozwijany ekran czy tablica interaktywna, które pozwolą maksymalnie wykorzystać możliwości urządzenia i znacznie uatrakcyjnią przekaz.
Warto zadbać również o to, by w sali znajdowała się dedykowana sieć Wi-Fi o wysokiej przepustowości. Zapewni to pełen komfort i zadowoleni Gości — nie ma przecież nic bardziej psującego nerwy niż stale kręcące się kółko w przeglądarce! Oprócz doznań wizualnych konieczne jest również zaopatrzenie sali z urządzenia dbające o wrażenia audio. Dobre nagłośnienie jest koniecznym elementem każdej sali konferencyjnej. Pozwala uczestnikom spotkania na swobodne dyskusje i rozmowy, ale też na bezproblemowe zrozumienie prelegenta. Można zdecydować się na głośniki — które zdecydowanie wystarczą w mniejszych pomieszczeniach lub profesjonalne systemy nagłaśniające. Miłym dodatkiem będą również mikrofony i słuchawki — to zbawienie dla uczestników dużych eventów.
Niech stanie się jasność!
Nowoczesne sale konferencyjne muszą zapewniać godne profesjonalnym eventom oświetlenie. Najlepiej by było to światło naturalne wpadające z dużych okien. Wprowadza ono najlepszy nastrój do pracy, który owocuje świetnymi wynikami. Niestety wiąże się to również z często irytujących, zbyt mocnych promieni słonecznych — niezbędne są również nowoczesne rolety zaciemniające pomieszczenie — przydadzą się zwłaszcza przy wyświetlaniu prezentacji. Jeżeli jednak wynajmowana sala nie ma możliwości, by zapewnić światło naturalne, należy dołożyć wszelkich starań, by zagwarantować Gościom odpowiednie oświetlenie. Musi być ono przede wszystkim funkcjonalne. Dodatkowo można myśleć nad aspektami dekoracyjnymi, relaksującymi czy nad żarówkami, które sprzyjają skupieniu. Ważne jest, by oświetlenie w sali konferencyjnej posiadało specjalne, inteligentne systemy sterowania, które pozwolą na dowolne przyciemnianie lub rozjaśnianie pomieszczenia oraz uruchomienia poszczególnych lamp. Warto także zdecydować się na oświetlenie posiadające wysoką sprawność energetyczną. W taki sposób można nie tylko zadbać o planetę, ale i znacząco obniżyć rachunki za prąd. Odpowiednie oświetlenie to zdecydowanie jeden z najważniejszych aspektów wyposażenia sali konferencyjnej. Odpowiednie oświetlenie sali konferencyjnej to oszczędność energii, dobre wyniki pracy oraz komfort i zdrowie uczestników.
W co powinna być wyposażona sala konferencyjna? Mamy nadzieje, że odpowiedzieliśmy na to pytanie. Ważne by przy wyborze wynajmowanej sali, organizatorom przewodził pełen komfort uczestników wydarzenia. To przecież dla nich są organizowane wszelkie eventy. Dbając o ich wygodę dzięki komfortowym meblom, o pełne zrozumienie treści, dzięki nowoczesnym technologiom oraz o zdrową pracę w skupieniu, którą zapewnia odpowiednie oświetlenie, można być pewnym, że każda konferencja okaże się sukcesem.
