W 2016 roku Venue Hunting znalazł się w pierwszej dziesiątce raportu dotyczącego aktualnych trendów w branży eventowej. Od tamtego czasu najnowsza moda na „polowania na idealną lokalizację” wcale nie maleje. Managerowie różnych branż coraz liczniej angażują się w poszukiwania, często nawet nie zdając sobie sprawy z istnienia światowego zjawiska Venue Hunting. Na czym polega nowy trend eventowy? W jakich miejscach warto szukać lokalizacji na wydarzenie firmowe? Jakie korzyści przynosi aktywne „polowanie na miejsce”?
Eventy posiadają różne charaktery, dlatego często nie można dwa razy wykorzystać tego samego miejsca. Zupełnie innej lokalizacji potrzebujemy podczas konferencji, a innej, gdy planujemy piknik firmowy. Nawet doświadczeni managerowie i organizatorzy mają więc problem ze znalezieniem miejsca „uszytego na miarę”. Natomiast, gdy jesteśmy wierni tylko jednemu miejscu i organizujemy w nim wszystkie spotkania, w tym samym czasie o wiele lepsza oferta może przejść nam koło nosa. Odpowiedzią na problem wyboru idealnego miejsca na konferencję, piknik, szkolenie czy bankiet jest właśnie Venue Hnting.
Czym jest Venue Hunting w praktyce?
Venue Hunting jest niczym innym jak poszukiwaniem, a wręcz polowaniem na idealne miejsce na event. Nie wydaje się to być niczym odkrywczym, ponieważ na tym w dużym stopniu polega praca organizatora spotkania. Venue Hunting może obejmować grupy dyskusyjne na Facebooku, fora internetowe lub portale branżowe, np. konferencyjne, weselne. To w takich miejscach zbierają się ludzie związani z planowaniem firmowych wydarzeń. Bazują na zgromadzonym doświadczeniu innych organizatorów eventów, czytają oceny różnych lokalizacji (zarówno pozytywne, jak i negatywne), aby móc ostatecznie wybrać miejsce sprawdzone i atrakcyjne, które w największym stopniu odpowiada ich wizji wydarzenia.
Czasu na poszukiwania miejsca na event wcale nie ma jednak zbyt wiele. Trzeba sprawdzić stronę www obiektu, zadzwonić z prośbą o ofertę i dopytać o wolny termin, a później dopiero analizować wszystkie „za i przeciw”. Venue Hunting pozwala ograniczyć ten ostatni element niemal do minimum, ponieważ bierzemy pod uwagę wyłącznie rekomendowane obiekty.
Wyszukiwarki obiektów a Venue Hunting
Przydatnym narzędziem w poszukiwaniu idealnego miejsca na event są serwisy branżowe, które w jednym miejscu gromadzą obiekty z całego kraju z podziałem na rodzaje, regiony i miasta. Polska wciąż pozostaje w tyle za światowym rynkiem eventowym, lecz rodzime wyszukiwarki dzielnie gonią swoją konkurencję. W sieci istnieje kilka portali o wysokiej pozycji, które działają już od wielu lat, stale rozwijając swoją działalność.
Działając w ramach Venue Hunting warto korzystać ze sprawdzonych portali, unikając jednocześnie stron, które albo posiadają niewielką bazę obiektów albo przedstawiają wyłącznie podstawowe dane, które nie są zbyt pomocne dla organizatorów konferencji, szkoleń, integracji czy też innych spotkań firmowych.
W portalach typu MiejscaKonferencyjne.pl, MojeKonferencje.pl czy SaleBiznesowe.pl dużo większą wagę przykłada się do tego, aby udzielać organizatorom faktycznej pomocy w znalezieniu idealnego miejsca na event. Wyszukiwarka umożliwia wybranie wszystkich lokalizacji, które spełniają wcześniej określone przez nas kryteria. Możemy ograniczyć się wyłącznie do jednego miasta bądź województwa lub skupić się na miejscach będących nad morzem, w górach czy nad jeziorem.
Jednocześnie możemy zakreślić standard obiektu i przeszukiwać wyłącznie hotele 3- gwiazdkowe, 4-gwiazdkowe lub 5-gwiazdkowe lub skupić się na alternatywnych miejscach, takich jak: restauracje, resorty, uczelnie, hale sportowe czy obiekty kultury.
Nie tylko jednak serwisy konferencyjne „dobrze robią swoją robotę”. W sieci świetnie radzą sobie portale weselne i ślubne, które pomagają organizatorom jednej z najważniejszych w naszym życiu uroczystości. W czołówce działają portale, takie jak SaleWeselne.com czy SalaDlaCiebie.pl, które cieszą się ogromną popularnością wśród przyszłych małżeństw. Zarówno serwisy konferencyjne, jak i weselne oferują wiele dodatkowych i przydatnych funkcji, jak choćby artykuły opisujące faktyczne warunki panujące w danym obiekcie i newsy o aktualnych ofertach.
Dla organizatorów eventów dużym udogodnieniem jest możliwość zadzwonienia do portalu z zapytaniem o polecenie miejsc spełniających nasze kryteria. Doradca przygotowuje indywidualną listę obiektów oraz angażuje kontakt z osobami odpowiedzialnymi za wynajem sali konferencyjnej, sali weselnej lub sali bankietowej. Otrzymujemy więc gotową ofertę z każdego obiektu pod nasze konkretne wytyczne z uwzględnianiem liczby osób oraz terminu wydarzenia. Jest to olbrzymia oszczędność czasu, ponieważ kontakt z lokalizacjami odbywa się jednocześnie. Obiekty przyzwyczajone do współpracy z doradcami z serwisów działają znacznie sprawniej i szybciej.
Serwisy branżowe zawierają również atrakcje dodatkowe i udogodnienia. Widzimy informacje o miejscach parkingowych czy przystosowaniu budynku do obsługi osób niepełnosprawnych. Mamy wyszczególnione elementy zaplecza sportowo-rekreacyjnego, takie jak: dostęp do basenu, Spa czy siłowni.
W większości przypadków znajdziemy w opisie obiektu informację na temat aranżacji przestrzeni, okolicznym terenie, sposobie dojazdu czy możliwościach organizacji zabaw, zawodów i wycieczek dla uczestników spotkania. Pod opisami obiektów można znaleźć również komentarze oraz gwiazdki osób, które zorganizowały już w nich jakieś wydarzenie.
Ventue Hunting polega na poszukiwaniach miejsca najlepszego z możliwych, selekcji ofert oraz odrzucania niepolecanych lokalizacji. Dzięki narzędziom takim jak grupy internetowe, serwisy i portale branżowe organizatorzy mają ułatwione zadanie. Wszystkie informacje zgromadzone są w jednym miejscu, a rozbudowana baza nie tylko pozwala buszować wśród najróżniejszych miejsc, ale także niweluje zagrożenie trafienia na nieaktualną ofertę.
Planując event najważniejsze są konkretny, dlatego duży sukces Venue Hunting polega na tym, że bazuje on na faktycznej rekomendacji i porównywaniu miejsc pod względem rzeczywistych warunków w nich panujących. Powala to szybko i za rozsądne pieniądze trafić na najlepsze miejsce na event.
