Wyobraź sobie sytuację, gdy znajdujesz idealną salę konferencyjną w Łodzi na swój event, zapraszasz gości, prelegentów, tworzysz scenariusz imprezy, ale dzień przed planowanym rozpoczęciem imprezy recepcja obiektu dzwoni, że musi odwołać rezerwację sali, bo coś tam. Jak się wtedy czujesz? Co wtedy robisz? Można wpaść w niezłą panikę, prawda?
Dlatego tak ważne jest, by zawrzeć z obiektem, w którym chcemy zorganizować nasze wydarzenie, umowę na organizację eventu. W dzisiejszym artykule chcielibyśmy zająć się tematem takiej umowy – jak napisać umowę na organizację eventu, co w niej zawrzeć i jak powinna wyglądać ze strony prawnej.
Organizacja konferencji, szkolenia czy jakiekolwiek ważniejszego wydarzenia biznesowego wymaga dopięcia wielu formalności. Wielokrotnie pisaliśmy, że przy organizacji eventu trzeba dopilnować naprawdę wielu spraw i warto posiłkować się przy tym pomocą specjalistów z zewnątrz (np. z agencji eventowej) lub zaangażować do pomocy swoich pracowników lub współpracowników. Wśród formalności, o których nie powinno się NIGDY zapominać, jest podpisanie wszelkich umów, np. z podwykonawcami, agencją czy właśnie z obiektem, w którym owy event ma się odbyć. Taka umowa potwierdza to, co ustaliły strony, z tą różnicą, że ma formę spisaną, a tym samym… trudniejszą do podważenia niż słowne ustalenia.
Jak napisać umowę na organizację eventu?
To pytanie zadaje sobie wielu organizatorów wydarzeń (nie tylko tych biznesowych). Skąd o tym wiemy? Z danych, które gromadzi Google. Taka fraza jest wpisywana w wyszukiwarkę stosunkowo często. Umowa na organizację eventu jest niezbędna, jeśli chcemy mieć pewność, że nie zostaniemy oszukani.
Oczywiście zdarzają się sytuacje, gdy jedna ze stron nie może zrealizować swoich wcześniejszych postanowień z różnych powodów, np. gdy większość uczestników czy prelegentów nie może przyjechać na miejsce wydarzenia, albo gdy w obiekcie dojdzie do usterki, której nie można naprawić w kilka godzin. Zdarzają się sytuacje losowe, które czasem trudno przewidzieć. Na takie zdarzenia przygotowuje nas również umowa na organizację eventu, którą podpisujemy. Obie strony powinny w niej zawrzeć informację, co się dzieje na wypadek odwołania imprezy jednej ze stron, np. konieczność zapłacenia kary pieniężnej lub znalezienie innego jak najszybszego wolnego terminu.
Umowa na organizację eventu powinna być więc w formie pisemnej, bo tak jak wspomnieliśmy wcześniej daje zabezpieczenie obu stronom przed nieoczekiwanymi sytuacjami. Nie przejmuj się, jeśli po podpisaniu umowy na organizację eventu, przypomni Ci się, że czegoś ważnego w niej nie zawarłeś. Zawsze można ją doprecyzować w każdej chwili za pomocą aneksu. Można ją też wydłużyć, gdyby zaszła taka potrzeba.
Umowa na organizację eventu – wzór
Umowa musi być napisana w sposób jasny, czytelny, precyzyjny i zrozumiały dla obu stron – właściwie jak każda inna umowa. Gdy pojawiają się jakieś wątpliwości, należy je wyjaśnić jeszcze przed podpisaniem umowy na organizację eventu. Jak napisać, by wszystko było zrozumiałe i jasne dla obu stron? Można inspirować się gotowymi wzorami, które znajdują się w internecie. Należy jednak pamiętać, by nie kopiować słowo w słowo, ponieważ umowa powinna być dopasowana do rodzaju wydarzenia i do charakterystki obu stron. Eventy tak diametralnie się od siebie różnią, że gotowe przykłady w internecie nie będą tu pasować 1:1. Przy konstruowaniu umowy na event należy dokładnie określić podmiot umowy i obowiązki każdej ze stron. W dokumencie musi pojawić się również data wykonania opisywanego świadczenia, obojętnie czy stroną jest obiekt wynajmujący salę konferencyjną, czy agencja eventowa, która organizuje atrakcję dla uczestników imprezy.
Miejsce w dokumencie powinno się też poświęcić zagadnieniom związanym z prawami autorskimi i klauzulą dotyczącą zaufania poufności.
I pamiętajcie – nawet jeśli macie koleżeńskie relacje z właścicielem obiektu, w którym rezerwujecie salę konferencyjną lub usługodawca jest Waszym kolegą ze szkoły, zawsze spisujcie umowę. Uchroni to Was i drugą stronę przed nieprzewidzianymi sytuacjami i różnymi dziwnymi przypadkami, które mogą pozostawić po sobie wiele niesmaku i mogą wpłynąć na pogorszenie się tych relacji. Koleżeńskie stosunki nie zwalniają strony od obowiązku oficjalnego skodyfikowania ustaleń współpracy.
