Konferencje i ich organizacja to wielkie przedsięwzięcie, które często może stanowić duże wyzwanie. Wybór obiektu, zaproszenie Gości, zaplanowanie atrakcji oraz zadbanie o odpowiednie zaopatrzenie to tylko jedne z wielu aspektów, które towarzyszą każdemu organizatorowi wydarzeń. Wybierając miejsce idealne pod swoje wydarzenie, należy wziąć pod uwagę istotne elementy, takie jak dostępność parkingów, dostęp do środków komunikacji, możliwości sprzętowe, a przede wszystkim przestronność.
Niekiedy jednak kłopot sprawia decyzja, na jak dużą salę należy postawić przy danej liczbie Gości. By zapewnić optymalne warunki konferencji, Goście muszą czuć się komfortowo, a to będzie możliwe tylko wtedy, kiedy będą mieli oni wystarczająco przestrzeni osobistej. Dlatego też specjalnie dla Was przygotowaliśmy praktyczny poradnik, który podpowie Wam ile m2 powinno przypadać na pracownika i Gościa wydarzenia.
Sala konferencyjna – powierchnia, a pojemność.
Najbardziej oczywistą wskazówką dla organizatorów są oczywiście powszechnie znane normy. Unijne zasady mówią, że sale konferencyjne w układzie teatralnym powinny gwarantować 2 metry kwadratowe przestrzeni na każdego uczestnika. Daje to Gościom poczucie swobody ruchów i komfortu. Oznacza to, że organizując wydarzenie na 500 osób, powinniśmy wybrać salę o powierzchni co najmniej 1000 metrów kwadratowych. Taką możecie znaleźć na przykład w obiekcie Nosalowy Dwór & Nosalowy Park, czy też w Stadionie Narodowym. Dla niektórych może wydawać się to zbyt duża przestrzeń, dlatego, jeżeli organizowane wydarzenie nie wymaga ścisłego trzymania się wytycznych unijnych, organizatorzy mogą postawić na mniejszą przestrzeń. Najczęściej spotkać się można z zalecaną powierzchnią około 1,11 metra kwadratowego na osobę. To optymalna przestrzeń, która nie utrudnia funkcjonowania, ale też nie sprawia wrażenia pustej sali. Co więcej, gdy pomieszczenie jest klimatyzowane, lub ma dostęp do świeżego powietrza – tak jak większość nowoczesnych i cenionych przestrzeni konferencyjnych – organizatorzy nie muszą obawiać się o komfort Gości, stosując się do zasady jednego metra na Gościa. Warto pamiętać również, że każda sala konferencyjna jest inna i wymaga rożnorodnych rozwiązań. Dlatego pokażemy Wam jak dostosować normy do poszczególnych aranżacji.
Jak dostosować powierzchnię sali konferencyjnej do liczby uczestników?
Najważniejsze jest, by przed wyborem przestrzeni ustalić listę Gości. Nie chcemy przecież, by wybrana sala i podpisane umowy ograniczyły możliwości organizatorskie. Musimy również być dokładnie świadomi, jaki rodzaj wydarzenia planujemy – zupełnie inne podejście obowiązuje w przypadku bankietów, a inne w przypadku konferencji. Ważne jest też wcześniejsze ustalenie ustawienia stołów – układ teatralny, podkowa, a może szkolny? Wszystkie te aspekty organizatorzy powinni ustalić przed wyborem sali, tak by wszystko poszło zgodnie z planem. Przyjęło się, że ustawienie szkolne i podkowa powinny gwarantować więcej przestrzeni na każdego z Gości niż ustawienie teatralne. Dlatego też organizując wydarzenie na 10 osób, sala w ustawieniu teatralnym powinna mieć około 11-12 m2, w ustawieniu szkolnym około 18 m2, a w podkowie 25 m2. Dzieląc te wielkości, można stwierdzić, że w ustawieniu teatralnym optymalną powierzchnią jest 1,11 metr kwadratowy na uczestnika, w ustawieniu szkolnym 1,8 m2, a w podkowie około 2,5 m2. Niezależnie od tego, jak dużą imprezę organizujesz – ta zasada świetnie sprawdzi się do każdego rodzaju wydarzenia. Jak więc obliczyć powierzchnię dla np. 200 osób? To proste!
Wystarczy liczbę osób pomnożyć przez odpowiednią powierzchnię dla zaplanowanego układu stołów. Tak więc w ustawieniu teatralnym sala powinna mieć co najmniej 222 metry kwadratowe, w ustawieniu szkolnym 360, a w podkowie 500 metrów kwadratowych.
Organizujesz bankiet? Tutaj również obowiązuje podobna zasada. W ustawieniu bankietowym przyjęło się, że każdy uczestnik powinien mieć około 3 metry kwadratowe przestrzeni. Dlatego przy 200 Gościach sala musi mieć około 600 metrów kwadratowych. Idealnie na takie duże wydarzenie nadadzą się sale Pałacu Żelechów oraz trzygwiazdkowego Hotelu Porto.
Warto również zwrócić uwagę na dodatkowe przestrzenie do podania cateringu, rozstawienia szatni, czy też parkietu do tańca. Co więcej, sprzęty multimedialne również mogą zajmować sporo miejsca, dlatego należy dokładnie przemyśleć ustawienie sali każdego eventu.
Podsumowując, wybór odpowiedniej przestrzeni na konferencję nie musi być trudny i skomplikowany. Wystarczy dokładnie rozplanować ważne szczegóły i trzymać się wytycznych, a wszystko pójdzie zgodnie z planem.
