W ciągu ostatnich lat na rynku Polskim znacząco wzrosło znaczenie targów. Organizowane są w niemal każdej branży, skupiając wokół siebie setki wystawców oraz tysiące uczestników. Targi stały się obecnie jednym z ważniejszych miejsc do spotkania między kontrahentami i klientami. Nie zmieniło się jednak to, co jest najważniejsze- aby dobrze zorganizować targi, trzeba się na tym znać! Dlatego też wyciągamy pomocną dłoń dla początkujących, a także tych, co wciąż nie wiedza wszystkiego o organizacji targów.
Dlaczego targi są tak ważne?
Udział w targach jest częścią marketingowej machiny, która pozwala budować sukces całej marki. Jest to element wieloetapowej strategii, którą przedsiębiorstwa planują z nawet kilkuletnim wyprzedzeniem. Dlaczego? Ponieważ wiedzą, jak wielkie znaczenie mają w postrzeganiu całej firmy.
Warto zaznaczyć, że targi znacząco różnią się od innych imprez branżowych, konferencji, szkoleń czy eventów. To impreza wystawiennicza skierowana do konkretnej grupy odbiorców w bardzo sprecyzowanym celu. Targi są okazją, aby się pokazać i zachęcać do współpracy.
Jeśli przedsiębiorca podejmuje decyzję o wzięciu udział w targach, musi wybrać takie, które będą dla niego najlepszą szansą na rozwój i prezentację. Obecność na targach branżowych wymaga od wystawcy dużego zaangażowania, ale największym wyzwaniem jest organizacja targów jako całego przedsięwzięcia.
Jaki czas przeznaczyć na organizacje targów?
Wybór odpowiedniego czasu, jaki musimy przeznaczyć na organizacje targów, nie może być losowy. Decyduje on bowiem o tym, ile osób dotrze na wydarzenie. Naprawdę duże i znaczące imprezy wystawiennicze przyciągają stałą liczbę uczestników i wystawców, a z roku na rok zainteresowanie ciągle rośnie.
Dobrze zorganizowane targi są wydarzeniami cyklicznymi, które stają się filarem swojej branży. Goście potrafią czekać na nie całymi miesiącami. Liczna uczestników na targach jest obecnie najważniejszym wskaźnikiem ich sukcesu. Wydarzenie tworzy wokół siebie medialny szum i od razu przeskakuje do rangi profesjonalnej, a co za tym idzie- pożądanej.
Musimy więc upewnić się, że informujemy o wydarzeniu wiele miesięcy przed jego terminem, aby goście mogli wpisać nasze targi do kalendarza z wyprzedzeniem. Warto upewnić się, że w tym samym czasie nie odbywa się inne równie ważne wydarzenie lub święto, które mogłyby wpłynąć na to, czy dana osoba przyjedzie na targi czy też nie.
Miejsce organizacji targów
Kolejnym istotnym czynnikiem, który wpływa na powodzenie całego procesu organizacji targów i ostateczny sukces imprezy, jest wybór odpowiedniego miejsca. Lokalizacja musi zapewnia oferować dużą i swobodną przestrzeń, po której uczestnicy będą mogli się łatwo poruszać. Sala wystawiennicza musi być dobrze zabezpieczona, oświetlona i nagłośniona. Ogromne znaczenie ma również okoliczna infrastruktura (parkingi, windy, towarowe, windy osobowe, podjazdy dla samochodów i ciężarówek). Wejście musi być dość duże, a sufit dość wysoki, aby pomieścić nawet kilkupoziomowe konstrukcje.
Podczas targów w jednym miejscu zbierze się bardzo duża liczba ludzi, więc warto uwzględnić klimatyzację i wyraźnie oznaczyć drogi ewakuacyjne. Atutem będzie również bliskość ważnych węzłów komunikacyjnych, takich jak: dworzec czy lotnisko. Tego tupu udogodnienia odnajdziemy głównie w nowoczesnych obiektach konferencyjnych i centrach targowych. Funkcjonalną przestrzeń zapewniają również rożnego rodzaju hale widowiskowe.
Na ostateczny sukces targów najmocniej składa się reklama i promocja. Aby jednak wszystko sprawnie funkcjonowało organizatorzy muszą przyłożyć się do całego procesu planowania i realizacji, ponieważ nawet najmniejszy element ma ogromne znaczenie. Organizacja targów nie jest prostym zadaniem, ale pamiętając o tych kilku najważniejszych czynnikach, znacząco ułatwimy sobie pracę.
