Biznesowe wydarzenia tworzą nieograniczone możliwości ukazania firmy, produktu i usługi w zupełnie nowej, kreatywnej firmie. Event to skomplikowane przedsięwzięcie, które cechuje się własną specyfikacją. Wymaga umiejętności doskonałego zgrania wielu czynników, takich jak planowanie, realizowanie i koordynowanie. Wszystek terminy muszą się ze sobą wiązać, a działania uzupełniać, aby stworzyć coś niezapomnianego. Zabierając się organizację eventu, należy liczyć się z dużą ilością pracy oraz stresu. Spokojnie, nie taki diabeł straszny, jak go malują. Przedstawiamy Wam narzędzie do pomocy. Nasza checklista składa się z 6 prostych kroków organizacji eventu, dzięki czemu unikniecie zbędnych problemów i nic nie umknie Waszej uwadze.
1. Organizacja i planowanie- harmonogram eventu
Dobre zaplanowanie każdego działania i zorganizowanie różnych elementów w taki, sposób, aby razem tworzyły całą koncepcję eventu to nie takie proste zadanie. Wymaga od nas połączenia wielu własnych zdolności, dlatego dobrze jest zawczasu sięgnąć po pomoc. Warto mieć przy sobie doświadczony zespół współpracowników lub asystentów, ponieważ nie wszystko możesz zrobić samodzielnie. Czasem spojrzenie drugiej osoby może pomóc wyjść z naprawdę trudnej sytuacji.
Gdy już otoczymy się właściwymi ludźmi, tworzymy ogólną koncepcję eventu. Do kogo jest kierowana? Na jak wielką skalę? Co ma pokazać? Co promować? Czy charakter wydarzenia jest swobodny czy formalny? Po kolei odpowiadamy na każde z tych pytań oraz tworzymy własną checklistę. Polega to na spisaniu w punktach scenariusza wydarzenia.
Musimy podzielić rolę między członków zespołu, aby każdy wiedział za co jest odpowiedzialny. Jeśli mamy zaufanie do współpracowników, nie ma konieczności kontrolowania ich działań. Event jest jak wspólne dziecko, aby się narodził i poprawnie funkcjonował każdy musi spełnić swoją rolę wzorowo. Gdy mamy już spisany harmonogram wydarzenia, powinniśmy pomyśleć o najgorszych możliwych scenariuszach. Zacznijmy od tych trywialnych problemów, które mogą się pojawić: korki, brak miejsc parkingowych lub szatni, a skończmy na najbardziej nieprawdopodobnych, takich jak: awaria oświetlenia, nagłośnienia czy internetu.
2. Wybór terminu i miejsca eventu
Decydując się na konkretną datę, trzeba uwzględnić wiele czynników. Przede wszystkim musimy mieć na uwadze profil wydarzenia i jego tematykę. Ważny jest charakter spotkania, poziom jego prestiżu oraz grupa docelowa. Dla przykładu eventy w stylu pikniku czy koncertu nalezy planować w ciepłe miesiące, ponieważ najlepiej sprawdzają się jako imprezy plenerowe. Natomiast bankiety i bale mogą śmiało być organizowane w okresach między świątecznych, gdy uczestnikom wciąż towarzyszyć będzie uroczysta atmosfera.
Termin trzeba dostosować do osób, do których skierowane jest wydarzenie. Warto również zorientować się, czy w tym samym czasie nie odbywa się jakieś inne, równie ważne zdarzenie, które mogłoby kolidować z naszym spotkaniem.
Najlepsze miejsce na event powinno być nie tylko atrakcyjne pod kątem lokalizacji, ale również wyróżniać się stylem. Wnętrze musi pasować do tematu naszego wydarzenia. Hotele czy sale bankietowe posiadają zazwyczaj bardzo eleganckie i nowoczesne powierzchnie, które łatwo jest modyfikować pod kątem naszych potrzeb. Należy pamiętać o odpowiednim ustawieniu stołów i krzeseł. Zawczasu musimy wiedzieć, czy będzie odbywać się prezentacja multimedialna albo projekcja filmu.
Zastanówmy się o potrzebie sceny, nagłośnienia i oświetlenia. Jeśli planujemy zabawę taneczną, potrzebujemy solidnego parkietu oraz klimatyzacji. Podczas eventów główną rolę pełni mówca lub prowadzący, dlatego wszyscy goście muszą go doskonale widzieć i słyszeć. Weźmy pod uwagę liczbę miejsc parkingowych, pokojów hotelowych oraz wszelkie dostosowania dla osób niepełnosprawnych. Dobrze, jeśli przy sali konferencyjnej znajduje się foyer na przerwy lunchowe, szatnie i odpowiedni węzeł sanitarny. Każdy z tych elementów decyduje o dobrym samopoczuciu gości.
3. Informacja o evencie
Media i firmy muszą działać wspólnie, aby zapewniać sobie obopólną korzyść. W obecnych czasach, jeśli przedsiębiorstwa nie ma w internecie to tak, jakby w ogóle nie istniało. Każdy szanowny event manager wie doskonale o sile i znaczeniu social mediów w sukcesie wydarzenia. Musimy stworzyć odpowiednio dopasowane kanały komunikacji między organizatorami, jak i między uczestnikami a samym wydarzeniem.
Wypuszczane do obiegu informacje muszą być aktualne i trzymające w napięciu. Nie odsłaniajmy wszystkich kart od razu. Stwórzmy atmosferę wyczekiwania, starannie pielęgnując poczucie wyjątkowości tego spotkania. Musimy sprawić, aby goście nie tylko nie mogli o nim zapomnieć, ale także nie mogli się go doczekać.
Najtańszą i najszybszą formą komunikacji jest oczywiście internet, ale musimy działać także z portalami i gazetami branżowymi. Aby dotrzeć do jak największej grupy osób, nie możemy się ograniczać. Ważne jest również, aby informacje były co jakiś czas powtarzane. Dobra kampania promocyjna może trwać od trzech miesięcy do nawet roku przed wydarzeniem.
Koniecznie trzeba stworzyć stronę www eventu. Będą na niej zamieszczane wszystkie aktualności, formularz rejestracyjny, informacje o opłatach, biografie prelegentów oraz aktualny program wydarzenia. Można pokusić się o ciekawostki zza kulis, aby pokazać, że prace nad przygotowaniem eventu cały czas trwają.
4. Buduj prestiż eventu
Nie można bazować tylko na mediach, dlatego warto wysłać e-mailem lub tradycyjną pocztą zaproszenia na event dla najważniejszych gości. Pozwoli im to poczuć, że ich udział jest dla nas ważny. Każdy ma dostęp do internetu, ale niestety, nie każdy ma czas przeglądać strony w poszukiwaniu naszego wydarzenia. Ma to wielkie znaczenie szczególnie, kiedy spotkanie organizowane jest po raz pierwszy. Polecamy stworzenie własnej bazy mailingowej i bazowanie na niej podczas każdej kolejnej edycji wydarzenie.
Aby zbudować prestiż eventu nie możemy zaniedbać jego promocji. Chodzi o nadanie odpowiedniego rozgłosu, ale nie wciskanie informacji gdzie popadnie. Jeśli byśmy tak zrobili, wydarzenie zostanie odebrane jako nachalne i dostępne dla każdego, a nam przecież chodzi o wartościowych gości, których ono naprawdę zainteresuje. Gdy nasz event rozrasta się, warto znaleźć patronów w mieście, w którym będzie odbywać się spotkanie. Można poprosić władzę o możliwość podświetlenia ważnych obiektów, co zdecydowanie zrobi wrażenie na gościach.
5. Dopracowane szczegóły
W biznesie często zapominamy o tym, że ludzie są wzrokowcami. Lepiej oceniają to, co jest dobrze dopasowane i zwyczajne miłe dla oka. Warto skupić się na identyfikacji wizualnej, dopracować dekoracje oraz zaproszenia bazujące na jednym stylu, logotypie oraz kolorystyce. Dzięki temu wszystko będzie wyglądać bardziej profesjonalnie. Małe szczegóły pokazują poziom naszego zaangażowania i sprawiają, że event wyróżnia się na tle innych wydarzeń z branży.
Skontaktuj się z lokalnymi mediami w sprawie objęcia patronatu mediowego i zwołaj konferencję prasową. Pamiętaj, że na konferencji dla mediów nie powinno być zbyt dużo wystąpień, aby dziennikarze nie byli znudzeni. Wykorzystaj media społecznościowe, nagrywaj filmiki i organizuj konkursy. Te drobne elementy tworzą niekończący się ruch w sieci i zachęcają do udziału nowych uczestników. Wybierając prelegentów, poszukaj osób, które będą dobrze przygotowane merytorycznie.
6. Próba generalna i podsumowanie eventu
Musimy ponowić zaproszenie gości tuż przed wydarzeniem i zachęcić do udziału. Zaproszenie nie powinno być długie, ale powinno mieć ciekawą formę graficzną. Pomyśl o nietradycyjnej formie dystrybucji. Przed wyczekiwanym terminem odpowiednio zmotywuj ekipę organizatorów. Prześledź ponownie checklistę, sprawdzając, czy wszystko zostało zrealizowane. Warto przeprowadzić próbę generalną z wykorzystaniem sprzętu multimedialnego, z którego będziemy korzystać.
Przygotuj materiały dla uczestników. Przed rozpoczęciem eventu każdy uczestnik powinien otrzymać pakiet informacji z rozpiską kolejnych wystąpień i etapów wydarzenia. Uwzględnij w nim przerwy i występy artystyczne. Dobrze, jeśli w materiałach znajdą się podstawowe informacje o firmie i wytłumaczenie znaczenie poruszanego tematu. Podaj kontakt do osób, które mogą udzielić więcej informacji.
Po wydarzeniu pozbieraj wizytówki i kontakty, aby później móc wysłać im podziękowania oraz prośbę o ocenę wydarzenia. Wskazanie ewentualnych błędów pomoże ich uniknąć w przyszłości. Na koniec przygotowujemy komunikat prasowy, który wysyłamy do redakcji, dziennikarzy i innych instytucji, które mogą być zainteresowane tematem, ale nie przybyły na event.
Pamiętaj, że może wydarzyć się coś czego nie przewidzisz, ale nie ma powodów się tym zadręczać. Ewentualne niedociągnięcia będą ważnym doświadczeniem, z którego można wyciągnąć wnioski. Dzięki nim każdy kolejny event będzie coraz lepszy, a nasza firma będzie zdobywać nowe pola działania.
