Jakiś czas temu przedstawiliśmy Wam kilka naszych propozycji na organizację imprezy pod chmurką w Polsce. Skupiliśmy się wtedy na konkretnych miejscówkach. Tym razem chcielibyśmy napisać Wam, o czym trzeba pamiętać, decydując się na taką formę wydarzenia i organizując event na świeżym powietrzu.
Ten typ imprezy cieszy się coraz większą popularnością – zwłaszcza w okresie wiosenno-letnim. Przypuszczamy, że w zbliżającym się roku (to już jutro!) plenerowe wydarzenia będa jeszcze bardziej popularne. W otwartej powierzchni łatwiej zadbać o zdrowie uczestników imprez. Wirus bowiem na powietrzu rozprzestrzenia się znacznie trudniej. Po zdjęciu obostrzeń, wielu organizatorów stanie przed wyborem – jak zorganizować swoje wydarzenie, jakie miejsce wybrać i na jakie dodatkowe atrakcje się zdecydować.
Jeśli i Wy zdecydujecie się na organizację imprezy plenerowej, to zobaczcie, o czym musicie pamiętać.
1. Zaplecze techniczne
Nie przeprowadzicie konferencji bez odpowiedniego nagłośnienia, nie zorganizujecie imprezy wieczorową porą bez odpowiedniego oświetlenia, nie zorganizujecie koncerty pod chmurką bez sceny. Trzeba pamiętać o kilku technicznych aspektach, w tym właśnie oświetleniu, nagłośnieniu i scenie. To właśnie wokół sceny skupione jest całe wydarzenia. Jest to kluczowe miejsce plenerowej imprezy. Zauważmy, że nawet podczas pikników organizowanych dla mieszkańców małych miejscowości ktoś zawsze przemawia do nas z podwyższenia. Jest tam mikrofon i lampy. Na dużym wydarzeniu więc nie może jej zabraknąć. Ważne, by scena miała zadaszenie na wypadek nieprzewidzianych okoliczności i kiepskiej pogody. Odpowiednie oświetlenie i nagłośnienie można zlecić profesjonalistom, którzy również zajmą się rozstawieniem sceny.
2. Odpowiednie miejsce
O odpowiednich miejscach pisaliśmy kilka miesięcy temu. Przypomnimy tylko, że należy wybrać miejsce z dużym plenerem, które świadczy usługę organizacji eventów plenerowych. Wielkość terenu powinna być zależna od liczby uczestników. Lepiej, żeby teren był większy niż mniejszy – zwłaszcza w obecnych czasach koronawirusa.
Miejsce powinno być dobrze skomunikowane, żeby goście mogli dojechać do niego różnymi środkami komunikacji. Dojazd nie powinien sprawić przybyszom zbyt wiele problemów, bo inaczej zniechęci ich do uczestnictwa w imprezie. Pamiętaj, że musi być też parking! Miejsce powinno być dobrze skomunikowane, ale jednocześnie oddalone od miejskiego zgiełku tak, by goście czuli się tu bezpiecznie i żeby jedynymi hałasami były dźwięki docierające ze sceny i gwar rozmów uczestników spotkania. Nie chcemy podczas pikniku słyszeć silników samochodów, prawda? No chyba, że jest to piknik dla miłośników pojazdów z ekspozycją motoryzacyjnych klasyków 😉 Najlepiej też gdyby było dużo zielonego. Przyroda nastraja pozytywnie i dobrze wygląda na ewentualnych zdjęciach z imprezy. Taki event może odbyć się np. nad jeziorem lub z widokiem na górskie krajobrazy.
Pamiętaj również o opracowaniu tzw. Planu B. Jeśli nagle spadnie niespodziewany deszcze, trzeba schować się pod dachem. Jak to zrobić na otwartej przestrzeni? Wiele obiektów oferuje specjalne namioty bankietowe, namioty modułowe z dachem i ścianami lub tylko dachem. Zapytaj właściciela obiektu, czy posiada w swojej ofercie takie opcje.
Ważne są też oczywiście łazienki. Czy obiekt udostępnia swoje łazienki dla uczestników plenerowego eventu? Jeśli nie, należy pomyśleć o mobilnych toaletach, czyli tzw. Toi Toi’ach.
3. Atrakcje
Atrakcje powinny być dopasowane do uczestników. Organizując piknik rodzinny, warto zadbać o animatora dla dzieci, który pomaluje dzieciom twarzy i ukręci z balonów różne zwierzątka. Organizując firmowy event atrakcjami mogą być różne rzeczy, m.in. koncert muzyczny, pokaz taneczny, spektakl, fajerwerki czy live cooking. Najlepiej gdyby atrakcje były dobrane do charakteru całego wydarzenia. Dobrze sprawdzają się również pokazy barmańskie z degustacją trunków – bardziej popołudniowo-wieczorne eventy.
4. Catering
Ludzie kochają jeść. Kochają jeść dobrze. Cateringu nie może zabraknąć. Może być on w formie finger foodów, słodkich przekąsek lub grilla. W zależności czy planujemy piknik, bankiet, pokaz, targi, catering może przybrać różnorodne formy. Najlepiej zlecić to zadanie zewnętrznej firmie, która nie tylko zajmie się przygotowaniem jedzenia, ale również podaniem. Takie firmy mają też swoje własne zaplecze gastronomiczne, które pozwala przechowywać, podgrzewać i schładzać jedzenie.
5. Dokładny scenariusz
Profesjonalne wydarzenie nie może odbyć się bez przemyślanego i rozpisanego scenariusza. Musimy przygotować się na kilka okoliczności, w tym pogorszenie pogody. Taki scenariusz pozwoli nam też sprawniej przejść przez wszystkie etapy przygotowania takiej imprezy. Są to bowiem kilkumiesięczne przygotowania, które wymagają poukładania i deadlinów. Scenariusz uwzględni wszystkie atrakcje, godziny rozpoczęcia i zakończenia imprezy, a także wiele szczegółów, o których możemy zapomnieć w ferworze zabawy i emocji. Scenariusz pozwoli wyeliminować chaos organizacyjny i dezorganizację.
A Wy co byście dodali do naszej listy? Lubicie organizować lub brać udział w wydarzeniach plenerowych? Napiszcie nam w komentarzach!
fot. bossa-nova-events.pl, fr.pinterest.com, modwedding.com, marthastewartweddings.com, indiamart.com
