Jak zorganizować bankiet?

Większość naszych artykułów poświęcamy tematyce spotkań biznesowych o formalnym charakterze. Jak zorganizować konferencję, jak zorganizować targi, na co zwrócić uwagę wybierając salę konferencyjną… Dzisiaj zajmiemy się eventem trochę mniej formalnym, w którym ważniejsza jest dobra zabawa i nawiązywanie nowych kontaktów niż pozyskiwanie fachowej wiedzy.

Bankiet to rodzaj wydarzenia, podczas którego uczestnicy rozmawiają ze sobą, jedzą, a czasem nawet tańczą. Samo słowo “bankiet” pochodzi od włoskiego słowa “banchetto”, czyli ławeczki. Bankiet, tak samo jak ławeczka, jest miejscem spotkań i dzielenia się spostrzeżeniami oraz doświadczeniami. To uroczyste przyjęcie organizowane jest zawsze z jakiejś okazji lub dla określonej osoby.

Wyróżniamy kilka typów bankietów

Dla bankietów angielskich charakterystyczne są stoły w formie bufetu. Ten wariant bankietu jest odmianą popołudniowego obiadu. Plusem jest mobilność gości, którzy sami decydują, co chcą w danym momencie zjeść i w którym miejscu siedzieć lub stać. Organizatorzy bankietów chętnie decydują się na tę właśnie formę również z innego powodu. Do organizacji bankietu angielskiego nie trzeba wynajmować ogromnych sal, martwić się o odpowiednie stoły i krzesła, a także liczba kelnerów jest znacznie mniejsza, co obniża koszty wyprawienia takiego przyjęcia.

Bankiet zasiadany jest nieco większym wyzwaniem logistycznym przez obowiązek ustalenia planu eventu i opracowania specjalnego menu pasującego do okazji i typu wydarzenia. Sposób podawania potraw również jest inny. Tutaj potrzebna jest większa liczba kelnerów, bowiem dania podawane są gościom do stołów. To w jakiej kolejności i w jaki sposób – jest bardzo ważne. Ten wariant bankietu wybierany jest najczęściej z okazji wesela, otwarcia targów czy jubileuszy.

Jeśli organizator bankietu nie może się zdecydować na jeden z tych wariantów, warto wziąć pod uwagę trzeci wariant, który jest połączeniem obu wcześniejszych form. Bankiet amerykański ma to do siebie, że stoły znajdują się zwykle przy ścianie głównej lub na środku sali bankietowej. Część posiłków podawana jest przez kelnerów do stołów. Zwłaszcza ciepłe dania. Zimne przekąski rozmieszczone są na stołach w formie bufetu. Goście mogą sami zdecydować, na co akurat w danej chwili mają ochotę. Na stołach znajdują się często również specjalne podgrzewacze, które dbają o odpowiednią temperaturę dań, które są do dyspozycji gości przez cały czas trwania imprezy.

Jak zorganizować bankiet?

Jak powinien wyglądać bankiet, by zgromadzeni goście jeszcze długo po jego zakończeniu wspominali go pozytywnie? Trzeba zadbać o kilka kluczowych kwestii i szczegółowo opracować plan przyjęcia. Na początku musimy odpowiedzieć na pytanie: jaki budżet chcemy przeznaczyć na to wydarzenie? Pieniądze, chcąc, nie chcąc, determinują poziom zabawy. Ile osób zostanie zaproszonych, jakie dania zostaną podane i jakie dodatkowe atrakcje pojawią się na imprezie – wszystko to zależy od budżetu. Pamiętajmy, żeby odłożyć pewną kwotę na nagłe wydatki!

Poproś o potwierdzenie przybycia!

Tak jak w przypadku organizacji wesela, tak i przy planowaniu bankietu, trzeba zrobić listę gości i wysłać zaproszenia. W zaproszeniu poprośmy o potwierdzenie przybycia lub o potwierdzenie nie-przybycia. Będzie dużo łatwiej podczas kolejnych kroków bankietowych przygotowań. Pewna lista gości umożliwi nam wynajęcie odpowiedniej liczby krzeseł i zamówienie odpowiedniej ilości jedzenia.

Catering kluczem do sukcesu bankietu

A jeśli przy jedzeniu już jesteśmy… jedną z kluczowych kwestii, o które szczególnie trzeba zadbać organizując bankiet, jest CATERING. Pyszne dania przygotowane ze świeżych składników będą wizytówką całego przyjęcia. Ludzie kochają jeść i próbować nowych smaków. Niedobre jedzenie pozostawi zarówno przykre wspomnienia, jak i przykry posmak rozczarowania. Wybierzmy firmę cateringową z dobrą renomą. Przed wyborem zbierzmy również opinie osób, które organizowały już podobne wydarzenia lub były uczestnikami takiego eventu. Pomocna może okazać się również możliwość wcześniejszej degustacji menu. Jeśli organizujemy bankiet w hotelu, pensjonacie czy innym obiekcie oferującym własną kuchnię, warto wcześniej wybrać się tam chociażby na obiad z rodziną lub znajomymi, by ocenić poziom jedzenia w rozważanym przez nas obiekcie.

Dodatkowe atrakcje urozmaiceniem bankietu

Bez względu, czy organizujemy oficjalny bankiet, czy taki mniej formalny, rozrywka przyda się wszystkim zgromadzonym na sali bankietowej gościom. Na jakie atrakcje postawić? Niespodzianka powinna być dopasowana do charakteru przyjęcia i osób biorących w nim udział. Firmy często wynajmują zespół muzyczny lub znanego konferansjerera, który zachęca gości do wspólnej zabawy. Atrakcją samą w sobie może być również samo miejsce, w którym organizujemy bankiet. Statek, zamek, a może podziemia? Np. Kopalnia Soli Wieliczka pod Krakowem organizuje bankiety i bale w swoich oryginalnych wnętrzach. Zabawa pod ziemią brzmi niezwykle kusząco.

Organizując bankiet trzeba poświęcić sporo czasu, by wyeliminować jakąkolwiek możliwość porażki. Szczegółowy plan imprezy, sprawdzone firmy eventowe, wyjątkowe miejsce i niezapomniane atrakcje. Jeśli wszystko dobrze zaplanujemy, gwarantujemy, zabawa będzie przednia!