Kolejna kartka z kalendarza spadła – nastała dawno zaplanowana data wydarzenia. Event ruszył. Machina atrakcji powoli zaczęła się toczyć. Zaproszonych gości wciąż przybywa, hala stopniowo zapełnia się ludźmi, wśród których dostrzec możemy personę szczególnie wyróżniającą się na tle innych twarzy – zaaferowaną, z kubkiem kawy w jednej ręce i rozdzwonionym telefonem w drugiej. Bingo! Bardzo możliwe, że natknęliśmy się właśnie na event managera. Opis może z pozoru ubarwiony, ale czy na pewno daleki od prawdy? Trudno spierać się z faktem, jak pokaźny ciężar zadań musi udźwignąć na swoich barkach event manager. A na ostateczny rezultat przedsięwzięcia składa się tak wiele różnych kwestii, że łatwo po drodze potknąć się o drobny, przeoczony w pędzie szkopuł. Jak zatem podejść do planowania eventu z dużym potencjałem na sukces? Na co zwrócić szczególną uwagę?
Określmy swój harmonogram działań
Event manager to już z definicji mistrz dopiętej na ostatni guzik organizacji, w której każdy trybik działa jak należy. Zacznijmy więc planowanie od samych siebie – sporządźmy swój własny harmonogram pracy, który pozwoli nam na sensowne zarządzanie czasem. Czas odgrywa tu bowiem sprawę kluczową, bez której odpowiedniego dogrania całe przedsięwzięcie może nie zakończy się kompletnym fiaskiem, ale zaowocuje w zbędne przesunięcia i pozostawi niesmak.
Zaplanujmy zatem szczegółową listę zadań, jakie nas obowiązują, uwzględniając przy tym ich najbardziej sensowną oraz sprzyjającą tempu pracy kolejność. Na tym etapie ważne jest również wyznaczenie sobie konkretnych deadline’ów, sprzyjających harmonijnemu działaniu. A spraw powierzonych w ręce event managera jest naprawdę sporo. Wychodzimy oczywiście od budżetu, czyli tak naprawdę wyznacznika obszaru naszych możliwości. Niezależnie czy w planach mamy kameralną imprezę firmową, czy komercyjny event na dużą skalę, znajomość realnych widełek finansowych to klucz do scenariusza całej imprezy.
Sukcesywnie realizujmy punkty z listy
W scenariuszu natomiast możemy dać popis swojej kreatywność i organizatorskiego wyczucia, które muszą podążać w parze ze zdrowym rozsądkiem. Ustalmy motyw przewodni imprezy. Jej charakter musi zgadzać się ze stylem uczestników, dlatego tak istotny jest dokładny research środowiska zleceniodawcy oraz – co najczęściej się pokrywa – zaproszonych gości. Przy uwzględnieniu rezultatów możemy zdecydować się na różne propozycje rozrywek i lokacji – te bardziej ekskluzywne lub może luźne, sprzyjające mniej formalnej zabawie. Odpowiednio dobrane atrakcje to już spora część sukcesu, bowiem jednym z najgorszych scenariuszy jest logistycznie dopracowany event, którego uczestnicy będą więdnąć z nudów.
Sprecyzowanie oczekiwanych atrakcji to całkiem dobry punkt wyjścia dla kolejnych zadań z naszej listy – wyboru miejsca, adekwatnych podwykonawców oraz czasu. Idealny lokal musi swoją stylistyką komponować się z charakterem eventu, zaś metrażem stwarzać swobodne warunki dla przewidzianej aranżacji, liczby uczestników, ewentualnych konstrukcji czy wnoszonego sprzętu. Dla jednego typu wydarzenia doskonale sprawdzą się eleganckie hotele 5*****, dla innych – pokaźne hale czy tereny plenerowe.
Należy zwrócić także uwagę na formę dojazdu, która nie powinna sprawić uczestnikom trudności. Ze względu na to, czysto komercyjne wydarzenia najlepiej zaplanować w korzystnym punkcie komunikacyjnym, natomiast przy eventach zamkniętych możemy nieraz pozwolić sobie już na większą swobodę w tym zakresie. Szczególnie istotną kwestią jest przy tym zadbanie o to, aby w pobliżu lokalizacji naszego spotkania znajdował się parking dla zmotoryzowanych gości.
Podobne zróżnicowanie tyczy się też kwestii daty, w przypadku której przykładowy okres urlopowy może sprawić problemy w świetle wewnętrznych przedsięwzięć firmowych, a sprawdzi się za to dla imprez otwartych. Każdy event jest inny, jednak bazujmy zawsze na specyfice funkcjonowania zaproszonych gości, bo to ich frekwencja jest czynnikiem składowym naszego sukcesu.
Co tyczy się zaś podwykonawców? Tutaj jedną z fundamentalnych spraw jest dokładne rozeznanie wśród opinii na temat firm z danej branży, które to po pewnym czasie pracy przy planowaniu eventów staje się rzeczą zupełnie naturalną. Niezależnie jednak od faktu, czy współpracujemy z danym podmiotem po raz pierwszy czy setny z kolei, na pierwszy plan po doprecyzowaniu naszego grona wybrańców, wysuwa się perspektywa prawna, często zaniedbywana.
Pamiętajmy, aby zawsze formalizować współpracę na drodze skrupulatnie przygotowanej umowy pisemnej, sporządzonej z indywidualnym uwzględnieniem wszystkich stron, w której to sprecyzujemy terminy realizacji, dokładny zakres obowiązków oraz konsekwencje wynikające z niewywiązania się z nich. Miejmy na uwadze, że w przypadku ewentualnego niepowodzenia, to event manager postawiony jest na pierwszej linii ognia krytyki ze strony zleceniodawcy, mimo, że wina niekoniecznie musi leżeć po jego stronie. Warto zatroszczyć się zatem o sprzyjające warunki do dochodzenia swoich praw.
Skorzystajmy z pomocy
Organizacja eventu to praca wykraczająca często poza standardowe godziny pracy, dlatego tak istotne jest szukanie wsparcia w odpowiednich źródłach. Choć event manager to z założenia osoba świetnie zorganizowana, tryb wielozadaniowy u nikogo nie sprawdzi się na dłuższą metę – a przynajmniej nie przy założeniu pełnej efektywności. Ze względu na to właśnie warto dobrać odpowiedni zespół, którym będziemy mogli zarządzać.
Co ważne, przeanalizujmy doświadczenie, preferencje oraz predyspozycje poszczególnych jego członków, co pozwoli nam na jak najbardziej adekwatny przydział zadań. Unikajmy obarczania jednej osoby zbyt wieloma obowiązkami, oczekując przy tym szybkich i spektakularnych efektów, bowiem nie przechyli się to ani na korzyść atmosfery w pracy, ani tym bardziej zamierzonego sukcesu. Przemyślany dobór współpracowników oraz podział obowiązków ma natomiast dużą szansę znacznie nas odciążyć.
Pamiętajmy również o tym, że w wirtualnej przestrzeni czeka na nas obecnie wiele narzędzi, znacznie ułatwiających taki, a nie inny charakter pracy. Dobrym pomysłem będzie skorzystanie z programów czy aplikacji dedykowanych obowiązkom organizacyjnym oraz wielu związanym z nimi aspektom, takim jak planowanie budżetu, zarządzanie pracą zespołową, sprawne tworzenie materiałów promocyjnych dla eventu czy nawet dedykowanie miejsc w trakcie wydarzeń. Pozwalają one na sporą oszczędność czasu, umożliwiając tym samym bardziej wydajną aktywność.
W obecnych czasach trudno wyobrazić sobie sprawne funkcjonowanie komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej firm bez event managementu, który nie traci i raczej nie straci już na popularności. Doświadczony event manager to skarb – zwłaszcza patrząc z perspektywy niełatwej drogi, jaką ma do przejścia od momentu narodzin idei wydarzenia, aż po jego finał. Nie sztuką jest bowiem podjąć się realizacji projektu, ale doprowadzić go do sukcesywnego końca – całe szczęście istnieje wielu śmiałków, którym zgrabnie się to udaje. Możemy zatem zakończyć optymistycznym stwierdzeniem, że choć stromy, jest to szczyt do zdobycia.
