Prawdą jest, że każdy rodzaj konferencji posiada taki sam trzon. Niezależnie, czy planujemy spotkanie pracowników firmy, czy środowiska naukowego, proces organizacji w obu przypadkach jest podobny. Każde wydarzenie należy planować z odpowiednim wyprzedzeniem, określić liczbę uczestników i wynająć salę konferencyjną. Wybieramy osoby występujące, tworzymy harmonogram oraz zapraszamy gości. Na co jednak należy zwrócić szczególną uwagę podczas konferencji naukowej? Co ja wyróżnia na tle innych wydarzeń?
W pierwszej kolejności, powinniśmy dobrze przemyśleć wybór lokalizacji. Zazwyczaj są to sale wykładowe szkół lub uczelni, lecz to nie oznacza, że konferencja naukowa nie może odbyć się w hotelu lub innym obiekcie konferencyjnym. Dla uczestników każdego wydarzenia równie ważne są wygodne połączenia komunikacyjne. Dobrze jeśli nasza lokalizacja znajduje się w centrum miasta lub w pobliżu ważnych punktów kolejowych, autobusowych lub tramwajowych. Jeśli konferencja naukowa ma trwać kilka dni to wybór powinien paść na obiekt, który posiada miejsca noclegowe, co zazwyczaj wyklucza budynki oświatowe lub kulturalne.
Sale konferencyjne zazwyczaj są bardzo uniwersalne. Posiadają nowoczesny design oraz profesjonalny sprzęt techniczny, dzięki czemu można w nich prowadzić zarówno spotkania biznesowe, jak i naukowe. Różnica jest taka, że kameralne szkolenie nie potrzebuje prestiżowego miejsce. Jednak podczas konferencji naukowej liczy się dobra opinia danego lokalu, ponieważ będzie ono obsługiwać elitę intelektualną z Polski lub innych krajów. Czasem wysokiej klasy hotel czy restauracja są lepszym wyborem na tego typu spotkanie, nim nam się wydaje. Obsługa posiada bowiem doświadczenie w organizowaniu wydarzeń i zna potrzeby klientów. Seminaria powinny mieć więc taki sam kręgosłup jak najwyższej jakości wydarzenia branżowe.
Zakres i cel konferencji naukowej
Zakres tematyczny konferencji naukowej musi być jasno określony już od samego początku. Jeśli tego nie zrobimy, może okazać się, że z całej konferencji, uczestników interesuje zaledwie kilka paneli dyskusyjnych, ponieważ reszta ich w ogóle nie dotyczy.
Często zdarza się, że konferencja naukowa powoływana jest z bardzo ogólnym zakresem tematycznym. Wbrew pozorów nie jest to dobre rozwiązanie, ponieważ nawet jeśli na wydarzenie przybędzie dużo osób, to czy znajdą oni tam dokładanie to czego szukają? Dla konferencji naukowej najważniejsze jest przekazanie wiedzy, lecz nie ogólnej, a poruszenie konkretnego tematu. Można wzbogacać temat o kwestie pokrewne, ponieważ to urozmaici spotkanie i przede wszystkim pozwoli nauczyć się czegoś nowego. Należy jednak zawsze pamiętać, że lepiej jest szczegółowo zgłębić jedną kwestię niż poruszyć z wierzchu całą dziedzinę.
Są także trudne konferencje specjalistyczne, które są zrozumiałe wyłącznie dla wąskiej grupy ludzi. Nie jest to pod żadnym pozorem złe zjawisko, jednak powinniśmy przemyśleć, czy planujemy spotkanie otwarte czy zamknięte. Jeśli chcemy poruszyć jakiś temat i zainteresować nim osoby, które nie mają o nim pojęcia to trudne, specjalistyczne słownictwo zdecydowanie nam tego nie ułatwi.
Zaplecze merytoryczne konferencji naukowej
W późniejszych etapach planowania, wyodrębnia się indywidualny charakter konferencji naukowej. Różnic między tego typu spotkaniem, a wydarzeniem biznesowym jest kilka. Przede wszystkim w konferencji naukowej najważniejsza jest jej wartość merytoryczna. Prelegenci, którzy będą przemawiać przed zebranymi muszą prezentować wysoki poziom retoryczny. Muszą być specjalistami w swojej dziedzinie, wiedzieć co chcą przekazać oraz jak to zrobić. To wcale nie jest takie łatwe zadanie. Wykład powinien być nie tylko bogaty w wiedzę, lecz także ciekawy i zmuszać do dialogu.
Organizując konferencję naukową, należy zwrócić szczególną uwagę na sprzęt multimedialny. Warto zrobić próbę generalną wyświetlanej prezentacji i jakości dźwięku. Pozwoli tu uniknąć sytuacji, w której wartościowa treść zostanie stłamszona przez niewyraźny obraz lub zepsute głośniki. Planując wystąpienia, warto jest dodać po kilka minut tak zwanego „zaplecza czasowego” na wypadek ewentualnych opóźnień. Aby uszanować czas gości, moderatorzy powinni stale nadzorować zgodność przebiegu spotkania z jego harmonogramem.
Zaplecze dydaktyczne konferencji naukowej
O tym, czy konferencja naukowa spełniła swój nadrzędny cel, decyduje to, czy wywołała reakcje ze strony uczestników. Najważniejsze jest pozostawienie u widowni jak największej ilości wiedzy i spowodowanych tym przemyśleń. Można to ułatwić, zapewniając gościom dodatkowe materiały edukacyjne. Różnego rodzaju broszurki bądź skrypt ze spotkanie są dobrymi rozwiązaniami, ponieważ jeśli temat kogoś zainteresuje, będzie mógł po nie sięgnąć w dowolnym momencie. Wciąż niewiele konferencji naukowych emitowanych jest w internecie, lecz to powoli się zmienia, ponieważ znacząco zwiększa zasięg swego oddziaływania. Jeśli wybrana sala wykładowa umożliwia streamingowanie, warto z niego skorzystać.
Gdy jednak nie mamy dostępu do odpowiedniego sprzętu, można nagrać wystąpienia i zmontować najciekawsze momenty jako podsumowanie konferencji naukowej. Udostępnienie tego typu materiałów, umożliwia zapoznanie się z nimi osób, które nie mogły wziąć udziału w evencie. Działa to także korzystnie przy kolejnych edycjach, ponieważ uczestnicy mogą zobaczyć na czym dokładnie spotkanie polega i zmotywować ich do udziału. Oglądając video-relację, możemy także dostrzec ewentualne błędy i uniknąć ich w przyszłości.
Konferencje naukowe są specjalną grupą spotkań o charakterze edukacyjnym. Prowadzone są na wielu polach i poruszają rozmaite tematy. Odpowiednio przeprowadzone mogą posiadać ogromną moc sprawdzą. Dzięki konferencjom naukowym zwiększamy świadomość zwykłych ludzi, zwracamy ich uwagę na ważny problem bądź rozwijamy dyskusję wśród specjalistów branży. Podchodząc do organizacji konferencji naukowej z odpowiednim nastawieniem i wiedzą, przyczyniamy się do ogólnego rozwoju społeczeństwa, co ma bezpośredni wpływ na nas i nasze otoczenie.
