Nie ma znaczenia, czy planujmy konferencję naukową, szkolenie wewnętrzne czy prezentację produktu, każdy rodzaj spotkania wymaga od nas w większym bądź mniejszym stopniu wystąpienia przed innymi. Jest to zadanie, które może powodować stres, a najlepszym na to lekarstwem jest odpowiednie i rzetelne przygotowanie. Warto się zastanowić, co jest niezbędne, aby poprowadzić konferencję na wysokim poziomie. W pierwszej kolejności dobrze jest wypracować sobie własne zasady i sposoby ich realizacji.
Stwórz scenariusz wystąpienia na konferencji
Aby wystąpienie było profesjonalne, należy unikać zwykłego wyświetlania slajdów i czytania z nich. Prezentacja powinna być tylko zobrazowaniem tego, o czym mówimy. Musi być swego rodzaju dopełnieniem, a nie całością konferencji. Przygotujmy więc sobie to, co chcemy przekazać publice. Pamiętajmy o tym, aby monolog prowadzić swobodnie, ale i rzeczowo. Używajmy języka dostosowanego do publiczności. Nie zawsze trudne, specjalistyczne słownictwo zostanie dobrze przyjęte.
Przytaczane porównania powinny być łatwe w zrozumieniu. Nie bójmy się także żartów czy ukazywania mimiki. Należy stworzyć ze słuchaczami pewną więź. Muszą wiedzieć jakim jesteś człowiekiem i o czym mówisz. Najgorsze i najmniej zapamiętywane są wystąpienia nudne i sztywne, gdy prelegent zachowuje się maszyna.
Większość prezentacji przygotowuje się o kilka minut krótsze niż możliwy czas na ich wykonanie, aby zostawić pewien margines na nieprzewidziane sytuacje. Zdarzyć się może wszystko, od zgaśnięcia na moment światła, po zwykły szmer na sali, przez który będziemy musieli się powtórzyć.
Gdy przewidujemy zadawanie pytań publiczności, margines musi być stosunkowo większy. Jeśli prowadzimy konferencję w ciekawy sposób, można być pewnym odpowiedzi widowni. Aby dobrze poprowadzić konferencję, warto mieć pod ręką osobną kartkę z wypisanymi najważniejszymi hasłami, które chcemy poruszyć. Mają one nam pomóc, gdy zostaniemy zbici z tropu.
Co należy sprawdzić przed konferencją?
Przed każdym wystąpieniem, należy przygotować sobie checklistę z niezbędnymi rzeczami, które musimy sprawdzić przed konferencją. Pozwoli to uniknąć zbędnego stresu, a także zwiększy naszą pewność siebie. W pierwszej kolejności dobrze jest zapoznać się z salą konferencyjną, na której będziemy występować. Dzięki temu poczujemy się swobodniej. Poznamy budynek i będziemy potrafić się po nim poruszać, a w momencie stanięcia na scenie, będziemy już z nią dość oswojeni, więc nie sparaliżuje nas strach. Najprościej mówiąc, będziemy wiedzieć, czego się spodziewać.
Unikniemy także ewentualnych problemów ze strony technicznej, jak na przykład niezgodność wtyczek, za krótkie kable lub brak gniazdek elektrycznych. Warto podłączyć nasz komputer do rzutnika, sprawdzić jego ustawienia i wyświetlić próbnie prezentację albo film. Oceńmy, czy na końcu sali konferencyjnej wszystko będzie dobrze słyszalne, a obraz zachowa ostrość.
Jeśli będziemy korzystać z wypożyczonego sprzętu, warto zawczasu być przezornym. Co jeśli zawiedzie nośnik danych lub format prezentacji będzie niezgodny z oprogramowaniem? Powinniśmy mieć przygotowane kopie na pendrive’ach, komputerach, serwerach lub chmurach. Oczywiście pliki muszą być w różnych formatach, a podstawą jest PDF. Zawsze zakładajmy, że na sprzęcie może być wgrana zupełnie inna wersja danego programu lub po prostu może go nie być. Musimy zyskać pewność, że nasze materiały na pewno zostaną wyświetlone.
Przećwicz swoje wystąpienie
Gdy mamy już opracowany scenariusz i sposób przebiegu prezentacji, konieczne jest sprawdzenie siebie samego w symulacji. Musimy mówić płynnie i w miarę możliwości unikać czytania z kartek i ekranów. W ten sposób publika zyska pewność, że jesteśmy ekspertami i wiemy, o czym mówimy. Czym krótsze wystąpienie, tym dokładniej powinniśmy je przećwiczyć.
Gdy nasz czas prezentacji jest ściśle określony, nie możemy pozwolić sobie na zbytnie odbieganie od tematu, czy tak zwane „zacięcie się”. W przypadku dłuższych wykładów zazwyczaj możemy wplatać dygresje i anegdoty, które akurat nam się przypomną. Naszą przemową należy przećwiczyć na kilka dni przed konferencją, jak i choć raz tuż przed wyjściem na scenę.
Symulacja zawsze musi maksymalnie oddawać warunki, w jakich się znajdziemy w rzeczywistości. Zadajmy sobie pytanie, czy będziemy stać czy siedzieć? Jak duża będzie przestrzeń do swobodnego poruszania się? Czy ekran będzie po prawej, czy może po lewej? Warto ćwiczyć przed lustrem, aby zobaczyć całą swoja sylwetkę i sposób ułożenia rąk. Gdy nagramy siebie, ocenimy szybkość mowy, narrację i ton wypowiedzi. Warto zwrócić uwagę, czy mówimy wyraźnie i ciekawie. I oczywiście, zawsze ćwiczmy z zegarkiem w ręku!
Co robimy po zakończeniu konferencji?
Gdy zapada kurtyna, a nasze wystąpienie na konferencji dobiegło końca, warto dać sobie chwilę wytchnienia. Pozwólmy opaść emocją, dopiero późnej czeka nas kolejny etap. To jeszcze nie koniec naszej pracy, ponieważ wisienką na torcie jest zebranie odpowiedniego feedbacku. Po skończonej konferencji czy seminarium warto jest rozdać uczestnikom ankiety z pytaniami o ich odczuciach, spostrzeżeniach i poziomie zadowolenia.
Jeśli spotkanie jest płatne, można być pewnym, że odpowiedzi będą bezlitosne. Nie ma jednak czego się bać. Rzetelny feedback jest niezwykle ważny, ponieważ goście mogą zwrócić uwagę na błędy, które mogliśmy pominąć. Poprośmy wiec o ocenę przebiegu spotkania pod względem organizacyjnym i administracyjnym.
Najważniejsze jest to, czy prelegent zaciekawił uczestników konferencji oraz jak wiele informacji dzięki niemu zdobyli. Jeśli wystąpienie było nagrywane, warto je obejrzeć i ocenić z punktu widzenia uczestnika. Jak tak naprawdę wypadliśmy? Czy nasze słowa były zrozumiałe? I czy zrealizowaliśmy swój pierwotny cel?
Dopiero po zebraniu odpowiedzi na wszystkie te pytania, możemy ocenić siebie samego, wyciągnąć wnioski i poszukać rozwiązań. W końcu najważniejsze jest to, aby stale się rozwijać. Czasem warto popełnić kilka błędów, ponieważ na nich uczymy się najlepiej. Każdą wpadkę zapamiętamy i będziemy się za nią wstydzić, a to oznacza, że więcej jej nie popełnimy. Ostatecznie każdy z nas sam wyćwiczy sobie własny schemat pracy i będzie potrafił odpowiedzieć na pytanie, jak prowadzić konferencję.
