Organizacja konferencji brzmi jak wyzwanie. Jeszcze większe, kiedy masz mało czasu i jeszcze mniej pieniędzy. Ale – spokojnie. Da się to spiąć.
Prawda jest taka, że nie musisz mieć ani grubego budżetu, ani wielkiego zespołu, żeby stworzyć coś, co będzie miało wartość.
Od czego zacząć?
Od najprostszej rzeczy: po co to robisz? Nie chodzi o to, żeby brzmiało dobrze na LinkedInie. Chodzi o to, żebyś sam wiedział, do czego dążysz. Może chcesz zebrać ludzi z jednej branży i pogadać o tym, co się dzieje. Może budujesz społeczność. A może po prostu chcesz, żeby świat usłyszał o twoim projekcie. Każdy z tych powodów jest okej — o ile jest szczery.
I kiedy już wiesz po co, zastanów się dla kogo. Bo inna konferencja będzie dla studentów, inna dla przedsiębiorców, a jeszcze inna dla ludzi, którzy pierwszy raz słyszą o tym, czym się zajmujesz. Jak zrozumiesz, kim są twoi uczestnicy i co ich rusza, to naprawdę wiele spraw stanie się prostszych.
Budżet. A raczej jego brak
Pieniądze? Cóż, ich brak wcale nie musi być najgorszą rzeczą. Jasne, nie zrobisz wielkiego show z wystrojem jak na TEDx, ale za to skupisz się na tym, co najważniejsze. Czyli na treści.
Zamiast rozpisywać wszystko w Excelu co do złotówki, zadaj sobie pytanie: bez czego ta konferencja się nie odbędzie? Zazwyczaj wystarczy miejsce (lub link), dobrzy ludzie, mikrofon i sposób, żeby powiedzieć światu, że to się dzieje. Resztę można zorganizować sprytem, nie budżetem.
Czasami lepiej odpuścić catering i wydrukowane identyfikatory, żeby móc poświęcić uwagę temu, co naprawdę zostaje z uczestnikami: dobre rozmowy, ciekawe wystąpienia, poczucie, że było warto przyjść (albo się zalogować).
Offline czy online?
Tu nie ma jednej dobrej odpowiedzi. Jeśli masz dostęp do sensownej przestrzeni — jak sala na uczelni, lokalna biblioteka, klub osiedlowy, coworking — i nie boisz się wciągnąć znajomych do pomocy, działaj offline. To zawsze daje większe poczucie „bycia razem”.
Ale jeśli nie masz takiej opcji albo chcesz zorganizować wszystko jeszcze szybciej, online będzie świetnym rozwiązaniem. Nie potrzebujesz płatnej platformy. Google Meet, Zoom, nawet YouTube Live – wszystko działa. Ważne tylko, żeby dobrze przetestować technologię wcześniej i mieć plan B na wypadek, gdyby internet postanowił się zbuntować.
A co z prelegentami?
Tu wiele osób wpada w pułapkę myślenia, że trzeba ściągać wielkie nazwiska. Jasne, rozpoznawalny gość przyciąga uwagę, ale naprawdę nie o to chodzi. Czasem najciekawsze rzeczy mówią ci, którzy po prostu znają temat od podszewki. I często chętnie się podzielą wiedzą, jeśli dostaną okazję.
Nie musisz ich kusić pieniędzmi. Wystarczy szczerość. Napisz do nich bez marketingowego bełkotu. Powiedz, co robisz, dlaczego to dla ciebie ważne i czemu ich udział miałby znaczenie. Wbrew pozorom wiele osób doceni taki ludzki, bezpośredni kontakt.
Ciekawy program to podstawa
Długość nie świadczy o jakości. Trzy godziny dobrze zaplanowanego wydarzenia potrafią dać więcej niż cały dzień zapełniony prezentacjami, których nikt nie zapamięta. Postaw na różnorodność: jedna-dwie prelekcje, rozmowa panelowa, chwila na pytania, trochę przestrzeni na wymianę myśli. I, co najważniejsze: trzymaj się planu.
Jak promować, kiedy nie masz budżetu na reklamy?
Tutaj wchodzą w grę relacje. Masz znajomych? Poproś, żeby udostępnili wydarzenie. Masz profile w mediach społecznościowych? Nagraj krótki filmik lub napisz post, który mówi prosto z serca. Nie udawaj profesjonalnego PR-owca, jeśli nim nie jesteś. Autentyczność działa najlepiej.
Dołącz do grup tematycznych, napisz do kilku osób z branży, zaproś do współpracy persony, które piszą o tym, co ty robisz. W zamian możesz zaoferować np. logotyp w materiałach, wspomnienie na konferencji czy nawet wspólną sesję networkingową. Wszyscy coś z tego mają.
Rejestracja, komunikacja, logistyka
Nie komplikuj. Google Form wystarczy. Ludzie chcą prostoty – im mniej kliknięć, tym lepiej.
O komunikację z uczestnikami możesz zadbać przez maila, Facebooka, albo… zwykłą wiadomość z przypomnieniem dzień przed. Warto też przygotować krótką stronę z najważniejszymi informacjami — wystarczy coś naprawdę prostego. Nie musisz wynajmować webdevelopera.
No i dzień wydarzenia
Pamiętaj o checkliście. Nie chodzi o to, żeby być control freakiem, ale żeby nie obudzić się 10 minut przed rozpoczęciem z pytaniem „a kto miał ogarniać mikrofon?”. Dobrze, jeśli ktoś ci pomoże – nawet jedna osoba, która odbierze telefon, kiedy ty będziesz ogarniać scenę.
Nie panikuj, jeśli coś pójdzie nie tak. Nawet na wielkich eventach coś się sypie. Ważne, jak zareagujesz — czasem uśmiech i luz znaczą więcej niż perfekcyjna prezentacja.
Co po wszystkim?
Wydarzenie się skończyło, ale robota jeszcze nie. Wyślij podziękowania. Krótkie, szczere. Wrzuć kilka zdjęć, może nagranie. Zapytaj ludzi o feedback. Nie po to, żeby się pochwalić, tylko żeby wiedzieć, co poprawić następnym razem.
I – co najważniejsze – wykorzystaj to, co stworzyłeś. Masz treści, masz kontakty, masz doświadczenie. To się nie zmarnuje. Nawet jeśli twoja konferencja była mała, mogła komuś coś zmienić. I to już wystarczy, żeby powiedzieć, że było warto.
